HT Ceramic Finance Flow

Sơ đồ luồng dữ liệu tài chính cho bán hàng B2B/B2C

Mô tả cách dữ liệu từ KiotViet, Lark Form, Lark Approval, Lark Base và Google Sheets kế toán đi vào luồng đối soát: doanh thu, tiền nộp về, chi phí, lợi nhuận gộp và P&L quản trị.

4Nguồn dữ liệu chính: KiotViet, Lark Form, Lark Approval, Google Sheets.

6Quy trình lõi: sync, thu, chi, import, đối soát, P&L.

7+Bảng Lark Base cốt lõi cho finance mart.

MVPƯu tiên đọc dữ liệu, không ghi ngược nếu chưa có kiểm soát.

Hệ sinh thái dữ liệu

Giao diện dùng họa tiết men lam gốm sứ: nét vẽ cobalt trên nền trắng sứ, hoa dây, mây cuộn, vòng đối xứng và hồi văn giống các mẫu đĩa gốm hoa lam.

Nguồn phát sinh

KiotVietHóa đơn, đơn hàng, payment, sổ quỹ, sản phẩm, tồn kho, kênh bán.

Lark FormBáo cáo tiền nộp về, báo cáo chi tại cửa hàng.

Lark ApprovalĐề nghị chi, duyệt chi, kết quả approval.

Google SheetsSao kê, giá vốn, file kế toán hiện hữu.

Sync
Chuẩn hóa
Đối soát

Lark Base Finance

Transaction BaseHóa đơn, chi tiết hóa đơn, thu, chi, sổ quỹ hợp nhất.

ReconciliationĐối soát doanh thu, tiền nộp, sao kê, chứng từ.

Management P&LDoanh thu thuần, giá vốn, lợi nhuận gộp, chi phí, lãi lỗ.

Flow xử lý tổng thể

Mỗi quy trình đều đi qua 6 lớp: nhận dữ liệu, chuẩn hóa, ghi Base, đối soát, quyết định và báo cáo.

Nhận dữ liệu

Lấy dữ liệu từ KiotViet API, form tiền nộp, approval chi và file Google Sheets kế toán.

InvoicesCashflowFormsSheets

Chuẩn hóa và mapping

Quy đổi mã chi nhánh, người nộp, kênh B2B/B2C, SKU, danh mục chi phí và phương thức thanh toán.

BranchSaleSKUCost

Ghi vào Lark Base

Upsert giao dịch KiotViet, tạo record thu/chi, lưu source ID, sync status và chứng từ.

UpsertSource IDAttachment

Đối soát

So khớp doanh thu, payment, tiền nộp, sao kê, approval và chứng từ theo ngày, chi nhánh, phương thức.

KhớpLệchThiếu CT

Quyết định xử lý

Nếu khớp thì xác nhận/hạch toán/khóa kỳ. Nếu lệch thì trả về bổ sung và lặp lại đối soát.

ApproveRejectRetry

Báo cáo quản trị

Cập nhật dashboard doanh thu, tiền nộp, chi phí, lợi nhuận gộp và P&L quản trị cho ban giám đốc.

RevenueGross ProfitP&L

Nhánh quyết định

Điểm quan trọng của hệ thống là không chỉ thu thập dữ liệu, mà phải có trạng thái và người chịu trách nhiệm khi số liệu lệch.

Nếu số liệu khớp

Kế toán xác nhận thu hoặc hạch toán chi.
Sổ quỹ hợp nhất được cập nhật.
Kỳ đối soát có thể khóa.
Dashboard P&L được cập nhật.

Nếu số liệu lệch hoặc thiếu

Record gắn trạng thái lệch hoặc thiếu chứng từ.
Cửa hàng/sale nhận yêu cầu bổ sung.
Kế toán theo dõi SLA xử lý.
Không đưa vào báo cáo chốt kỳ nếu chưa xác nhận.

5 ví dụ demo

Các tình huống mẫu giúp đội kế toán, sale và quản lý thấy rõ dữ liệu đi từ đâu, xử lý ở đâu và kết quả lên dashboard như thế nào.

Sale B2B thu tiền khách chuyển khoản

Input: Hóa đơn `HD-B2B-001`, khách Công ty Minh Phát, số tiền 25.000.000, phương thức Transfer.
Xử lý: Sync hóa đơn KiotViet, sale gửi form tiền thu, kế toán đối soát với sao kê ngân hàng.
Output: Khoản thu được xác nhận, doanh thu B2B cập nhật dashboard.
Kiểm soát: Số tiền form = payment KiotViet = sao kê ngân hàng.

Điểm bán nộp tiền mặt cuối ngày

Input: Chi nhánh CN Quận 7, doanh thu tiền mặt 18.500.000, tiền nộp 18.300.000.
Xử lý: Lark Base tính chênh lệch -200.000 và chuyển kế toán kiểm tra.
Output: Record chuyển trạng thái Lệch/Chờ bổ sung.
Kiểm soát: Bắt buộc ghi lý do chênh lệch và upload chứng từ nộp tiền.

Đề nghị chi phí vận chuyển cần duyệt

Input: Danh mục Logistics, số tiền 3.200.000, người nhận Đơn vị vận chuyển A.
Xử lý: Vượt ngưỡng 2.000.000 nên chuyển Lark Approval cho quản lý duyệt.
Output: Sau khi duyệt, kế toán hạch toán vào chi phí vận hành.
Kiểm soát: Không đưa vào P&L nếu approval chưa được duyệt.

Hóa đơn KiotViet bị hủy sau khi sync

Input: Mã hóa đơn HD-B2C-088, tổng tiền 1.450.000, trạng thái mới Đã hủy.
Xử lý: Job sync quét lại T-7 ngày và cập nhật trạng thái hóa đơn trong Lark Base.
Output: Dashboard doanh thu và P&L giảm tương ứng.
Kiểm soát: Không tạo hóa đơn mới, chỉ update theo source_id.

Import giá vốn từ Google Sheets

Input: SKU SP-GOM-001, giá vốn 120.000, hiệu lực từ 2026-05-01.
Xử lý: Import cost master vào Base, mapping với chi tiết hóa đơn theo SKU và ngày bán.
Output: Field Lợi nhuận gộp có dữ liệu để tính P&L.
Kiểm soát: Giá vốn phải có version/ngày hiệu lực để truy vết.

Flow ASCII tổng thể

Phần này nhúng trực tiếp sơ đồ box ASCII vào HTML để xem offline, copy nhanh vào chat/tài liệu và không phụ thuộc Mermaid hoặc CDN bên ngoài.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  KÍCH HOẠT: Phát sinh bán hàng, tiền nộp về, đề nghị chi hoặc file kế toán   │
│  tại KiotViet, Lark Form, Lark Approval, Google Drive/Sheets                 │
└───────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 1: NHẬN DỮ LIỆU │
                        │                       │
                        │  • Hóa đơn KiotViet   │
                        │  • Payment/sổ quỹ     │
                        │  • Form tiền nộp      │
                        │  • Approval chi       │
                        │  • File kế toán       │
                        └───────────┬───────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 2: CHUẨN HÓA    │
                        │                       │
                        │  • Mã chi nhánh       │
                        │  • Mã sale/người nộp  │
                        │  • Kênh B2B/B2C       │
                        │  • SKU/giá vốn        │
                        │  • Danh mục chi phí   │
                        └───────────┬───────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 3: GHI BASE     │
                        │                       │
                        │  • Hóa đơn            │
                        │  • Chi tiết hóa đơn   │
                        │  • Báo cáo thu        │
                        │  • Đề nghị chi        │
                        │  • Sổ quỹ hợp nhất    │
                        └───────────┬───────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 4: ĐỐI SOÁT     │
                        │                       │
                        │  • DT KiotViet khớp?  │
                        │  • Tiền nộp khớp?     │
                        │  • Sao kê khớp?       │
                        │  • Chi đã duyệt?      │
                        │  • Chứng từ đủ?       │
                        └───────────┬───────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 5: QUYẾT ĐỊNH   │
                        └───────────┬───────────┘
                                    │
                 ┌──────────────────┴──────────────────┐
                 │                                     │
     ┌───────────▼───────────┐             ┌───────────▼───────────┐
     │  NẾU KHỚP             │             │  NẾU LỆCH/THIẾU       │
     │                       │             │                       │
     │  • Xác nhận thu      │             │  • Gắn trạng thái lệch│
     │  • Hạch toán chi     │             │  • Yêu cầu bổ sung    │
     │  • Khóa kỳ đối soát  │             │  • Mở lại đối soát    │
     └───────────┬───────────┘             └───────────┬───────────┘
                 │                                     │
                 │                         ┌───────────▼───────────┐
                 │                         │  VÒNG LẶP BỔ SUNG     │
                 │                         │                       │
                 │                         │  • Điểm bán/sale sửa  │
                 │                         │  • Kế toán kiểm tra   │
                 │                         │  • Quay lại đối soát  │
                 │                         └───────────┬───────────┘
                 │                                     │
                 └──────────────────┬──────────────────┘
                                    │
                        ┌───────────▼───────────┐
                        │  BƯỚC 6: BÁO CÁO      │
                        │                       │
                        │  • Doanh thu          │
                        │  • Tiền nộp về        │
                        │  • Chi phí            │
                        │  • Lợi nhuận gộp      │
                        │  • P&L quản trị       │
                        └───────────────────────┘

Ma trận quy trình

Bảng tóm tắt giúp thấy rõ input, output và người phụ trách từng dòng công việc.

Quy trình	Input	Xử lý	Output	Phụ trách
Đồng bộ bán hàng	Hóa đơn, đơn hàng, payment, cashflow KiotViet.	Sync incremental, upsert theo source ID, mapping chi nhánh/kênh.	Bảng hóa đơn, chi tiết hóa đơn, sổ quỹ hợp nhất.	IT/Automation, Kế toán.
Báo cáo tiền nộp	Form cửa hàng/sale, chứng từ, sao kê.	Đối soát số tiền, phương thức, chi nhánh, kỳ nộp.	Khoản thu đã xác nhận hoặc cần bổ sung.	Cửa hàng/Sale, Kế toán.
Đề nghị chi	Form/Approval chi phí, chứng từ, ngưỡng duyệt.	Phê duyệt, kiểm tra chứng từ, gắn danh mục P&L.	Chi phí đã duyệt, đã hạch toán.	Người đề nghị, Quản lý, Kế toán.
Google Sheets	Sao kê, giá vốn, báo cáo kế toán cũ.	Import, mapping, đối soát với Base.	Cost master, đối soát phụ, bổ sung số liệu.	Kế toán.
P&L quản trị	Doanh thu, giá vốn, chi phí đã hạch toán.	Rollup theo kỳ, chi nhánh, kênh bán.	Doanh thu thuần, lợi nhuận gộp, lãi lỗ quản trị.	Kế toán, Ban giám đốc.